لیست کار بعدی بجای لیست وظایف روزانه

در مقاله قبلی با عنوان «آخر هفته آشغال‌ها را دم در بگذارید» در خصوص خالی کردن سطل وظایف صحبت کردیم و الآن در این مقاله می‌خواهیم در خصوص لیست پروژه و لیست وظایف روزانه مطالبی را بیان کنیم.

 

لیست پروژه‌ها چیست؟

لیست پروژه‌ها عبارت است از لیستی که یک نگاه کلی به تمام پروژه‌هایی که درحال انجامشان‌ را دارد. پروژه یک جزء کلیدی از هر سیستم کارا و به درد بخوری است. نوشتن یک ایمیل، پروژه حساب نمی‌شود، ولی برنامه ریزی برای سفر، برای خودش پروژه‌ایست.

 

برای تعریف یک پروژه لازم است که ابتدا در خصوص نتایج آن با خود بیاندیشید. دنیای شما در زمانی که این پروژه به پایان برسد چه شکلی خواهد بود؟ آیا می‌توانید نتیجه مطلوب و قابل انتظار از پروژه را در یک جمله بیان کنید؟ مثلاً ((اگر این پروژه را انجام دهم رئیس متقاعد می‌شود که یک نفر را برای کمک به من استخدام کند)) یا ((با اتمام این پروژه تمام کارهای مربوط به پرواز و اقامت برای سفر آخر هفته را انجام داده‌ام)). به عبارت ساده‌تر بایستی این پروژه یک نتیجه واضح داشته باشد.

 

در نظر داشتن نتیجه مسیر را به شما نشان می‌دهد و با دیدن چشم انداز راحت‌تر می‌توانید در مسیر صحیح قدم بردارید.

 

پس از نوشتن پروژه بر روی کاغذ به همراه نتیجه‌ای که از آن انتظار دارید اکنون لازم است که آن را در لیست پروژه‌ها قرار دهید و به صورت هفتگی لیست را بازبینی و وارسی کنید. لیست پروژه‌ها شامل کارهایی است که بیش از یک مرحله برای انجامشان لازم است.

 

هدف این لیست پیگیری تمام پروژه‌های جاری شما بدون از دست دادن تمرکزتان بر روی کارها و از دست دادن پروژه‌هاست. به عبارتی به شما کمک می‌کنند تا در بین پروژه‌ها سر در گم نشوید.

 

بسیاری از ما می‌خواهیم که تغییراتی را در دنیای اطراف خود به دهیم خوب اکنون بهتر است ابتدا در خصوص نتیجه خوب فکر کنیم و سپس یک پروژه برای آن تغییر تعریف کرده و در لیست پروژه‌ها بگذاریم.

 

وجود این لیست به شما احساس قدرتمند بودن را می‌دهد این حس که همه‌چیز تحت کنترل شماست همین امر باعث می‌شود که از تنش و استرس شما کاسته شده و کارایی و بازدهتان بالا رود.

 

در مرور هفتگی لیست پروژه‌ها بایستی وظیفهٔ مشخصی برای گام بعدی هر پروژه تعریف کرده و آن وظیفه را در لیست ((کار بعدی)) قرار دهید چراکه وظایف عینی ست که گام‌های رسیدن به یک نتیجه در بلندمدت را مشخص می‌کند.

 

به‌جای لیست وظایف روزانه از تقویم و لیست کار بعدی کمک بگیرید

لیست وظایف روزانه بازده خوبی ندارد دلیلش طبیعت غیردقیق آن‌ها و نگاه غیرواقعی و تحریف‌شده نسبت به زمانی ست که ما در اختیار داریم. به عبارتی آن‌ها شمارا در خصوص کارهایی که می‌توانید در طی یکی دو روز انجام دهید فریب می‌دهند درنتیجه باعث می‌شوند که شما برنامه‌ریزی غیرواقع‌بینانه انجام دهید و درنهایت به هدفی – که از ابتدا هم قابل دسترس نبود – طبیعتاً نرسید.

 

یک متد کاراتر، استفاده از تقویم و چند لیست کار بعدی ست تقویم قرار است یک کار را برای ما انجام دهد قرارهای ما را در خود نگه دارد باید به آن به‌عنوان یک قلمرو مقدس که قرار است ساختار تثبیت‌شده‌ای برای فعالیت‌های بعدی شما ایجاد کنند نگاه کنید در تقویم هر چیزی به یک روز یا ساعت خاصی اختصاص پیدا می‌کند.

 

هر وظیفه یا فعالیت عینی دیگر در لیست کار بعدی قرار خواهد گرفت این لیست به شما امکان انتخاب سریع بین کارها را – در زمانی که فرصت مناسبی برای انجام وظیفه‌ای پیش آمد – می‌دهد.

 

فرقی نمی‌کند که اکنون کجایید بایستی که نیست کار بعدی همیشه همراهتان باشد این عادت به شما کمک می‌کنند تا بسته به وضعیتی که در آن قرارگرفته‌اید یکی از وظایف موجود در لیست را انجام دهید و از شرش خلاص شوید.

 

وقتی زمان انتخاب بین وظایف رسید به ندای درونی خود گوش فرا دهید اگر از پیش تعیین کرده‌اید که چه‌کاری را انجام دهید مشکل چندانی برای انتخاب از بین نیز نخواهید داشت. فرض کنید که در فرودگاهید و پروازتان برای یک ساعت عقب‌افتاده است در این وضعیت از خودتان بپرسید که:

 

در این وضعیت کدام‌یک از وظایف موجود در لیست کار بعدی را می‌توانم انجام دهم؟ در این مدت‌زمانی که دارم کدام کار را می‌توانم به سرانجام برسانم؟ کدام وظیفه نسبت به انرژی که اکنون در درون خودم حس می‌کنم قابل انجام تر به نظر می‌رسد؟ کدام وظیفه بالاترین اولویت را دارد؟

 

با توجه به تعداد وظایفی که بایستی انجام دهید بعد نیست که فهرست‌های جداگانه‌ای از ((کار بعدی)) با خود همراه داشته باشید که بسته به محتوایشان دسته‌بندی‌شده باشند به این صورت وقتی درجایی معطل شده‌اید یا پشت میز کارتان هستید یا منتظر کسی نشسته‌اید می‌دانید که اکنون وقت انجام‌وظیفه موجود در کدام لیست است.

 

این مقاله برگرفته از کتاب «به سرانجام رساندن کارها نوشته دیوید آلن» است.

همچنین ببینید

پاسخ به مقاله ناسا درباره فتوریدینگ (عکس‌خوانی ذهنی)

مقاله‌ای در سایت‌ها دست به دست می‌شود با عنوان اینکه ناسا درباره فتوریدینگ تحقیق کرده …

دیدگاهتان را بنویسید