راهحل عملی بدست آوردن تمرکز در کارها
در این دوره زمانه، برای موفق بودن در کار، بایستی که یک برنامه ریز خوب باشید به خصوص در میان کسانی که کارشان سر و کله زدن با دادهها و اطلاعات است و بایستی در یک زمان چند کار و پروژه را با هم جلو ببرند.
در این مقاله نکات و یک راهحل عملی بیان میشود که میتوانید کاری کنید تا برای اکثر کارهایتان تمرکز داشته باشید و بتوانید یک مدیریت بر کارهایی که در لحظه بر سر شما فرود میآید داشته باشید تا توانید با آرامش و بدون نگرانی از فراموش کردن به همه آن کارها رسیدگی کنید.
راندمان بالا در یک کار
ما تقریبا در هر لحظه توسط کارها و وظایف جدید بمباران میشویم. یک صبح کاری معمولی چیزی شبیه به این است: (( در حال نوشتن یک سند میباشید که سر و کلهی یک ایمیل پیدا میشود. ایمیل میگوید که آنتیویروس خودتان را بهروز کنید. در حال به روز رسانی آنتیویروس، تلفنتان زنگ میخورد و عمه پشت خط است. دعوت شما را برای یک مهمانی میگیرد و میخواهد که در لحظه جوابش را بدهید. در حال قطع کردن تلفناید که رئیس وارد اتاقتان میشود و میگید بایستی روی یک سند جدید کار کنی.))
برای اینکه تمام این اطلاعات و دادههایی که وارد مغزمان میشود را تحت کنترل بگیریم، بسیاری از ما از مغزمان به عنوان یک گنجهی ذخیرهی دادهها استفاده میکنیم. اما ذخیرهی این اطلاعات در مغز، یک راهکار غلط برای استفاده از آن است. عمه جی گفت؟ اون سندی که رئیس میخواست چی بود؟ تاریخ مهموانی کِی بود؟ قبل از اینکه ایمیل برسه داشتم چی کار میکردم؟
شما مغزتان را با این اطلاعات درگیر و پر میکنید و از این واقیت که در حال از بین بردن ظرفیت مغز برای انجام وظیفهاید غافل میمانید، در نهایت تمرکزتان را بر روی کاری که قرار است انجام دهید، از دست داده و بازده خود را پایین میآورید.
چرا؟
زیرا چه بخواهید چه نخواهید، مغز ما دائما در حال حل کردن مسائل و یادآوری کارهاییست که باید انجام بدهیم. آن هم در نامناسبترین زمان ممکن حتی اگر مسئله یا کار مربوط به زمان دیگری باشد و فکر کردن ما در باب آن، مشکلی را حل نکند.
برای کار کردن پربازده ما بایستی مغزمان را از پرسه زدن در بین مسائل نامربوط به آن زمان، دور نگه داریم.
به عبارت سادهتر اگر میخواهید که راندمان کاری خود را بالا ببرید، بایستی در هر لحظه فقط و فقط یک کار رانجام دهید. صد در صد ظرفیت ذهن خود را بر روی وظیفهای که در حال انجامش میباشید بگذارید. ابتدا بر روی سند تمرکز کنید و بعد از اینکه آن وظیفه را تکمیل کردید، به سراغ عمه و نوع هدیهای که قرار است برای آن مهمانی بگیری، بروید. ولی هر دو کار را در یک لحظه انجام ندهید.
معضلی به نام افکار مزاحم کارهای دیگر
در یک جهان موازی ایدهآل شما تمرکز کاملتان را بر روی کاری که قرار است در آن لحظه انجام دهید میگذارید. چه نوشتن یک ایمیل، چه صحبت با یک همکلاسی و چه زدن چمنهای جیاط. هرچه باشد.
در واقعیت اما، اوضاع فرق میکند. مغز ما نمیتواند مانع افکار مزاحمِ کارها و وظایف دیگر شود و دائم به ما غر میزند.
((قبض بر رو دادی؟))، ((سر راهت دستمال توالت بگیر راستی))، (( امروز حیاط رو باید بشورم))، ((دکمهی آسانسور خراب شده، اون رو چیکارش کنم؟)) و از این قبیل مشغلههای ذهنی که تمامی ندارند. ولی حقیق این است که شما اکنون در محلی قرار دارید که نه میتوانید دستمال توالت بگیرید، نه قبض پرداخت کنید و نه به تعمیر آسانسور بپردازید. این افکار تنها مانع تمرکز شما بر روی کار اصلی شده و بازده شما را پاییین میآورند.
اوضاع وقتی پیچیدهتر میشود که مغز ما در لحظه توسط منابع مختلف، مثلا تبلیغات، بمباران میشود ((فلان دستمال توالت تخفیف خورده، یادم باشه اسمش رو تا سر راه از این برند بخرم).
چگونه میشود از این معضل خلاصی یافت؟
پاسخ ((سطل وظایف)) است. یک سطل را در نظر بگیرید که تمام این افکار مزاحم که در آن لحظه قابل انجام نیستند، را در درون آن میریزید. جایی خارج از ذهن شما ولی مطمئن. چرا مطمئن؟ که مغز بداند که شما قرار نیست آن وظیفه را فراموش کنید و در نتیجه در هر ثانیه و بین کارهای دیگرتان آن را به شما یادآوری نکند.
بهتر است مثالی بزنیم. فرض کنید در حال نوشتن یک ایمیل، خاطرتان میآید که بایستی قبض برقی را پرداخت کنید. حالا کافیست که یک ورودی به اسم ((پرداخت قبض برق) بر روی دفترچه یادداشت خود ایجاد کنید و سپس تمرز خود را بر روی نوشتن ایمیل حقظ کنید. اگر هم کسی یک قبض کاغذی آورد، یک جعبه برای این منظور در کنار دست خود داشته باشید. اکنون وقت نوشتن ایمیل است و وارسی قبض و پرداختش را میتوانید به زمان دیگری موکول کنید.
سطل وظایف چه چیزهایی میتواند باشد؟
دفترچه یادداشت، لیستی بر رو کامپیوتر یا جعبهای فیزیکی در کنار دستتان که لیست و اشیا مانند قبوض را در درون آن قرار میدهید. همچنین میتوانید از مخلوطی از این ابزارها استفاده کنید، ولی مراقب باشید که همین پرداکندگی سطلهای وظایف باعث نشود که خودشان به یک مشغلهی دائمی ذهن بدل شوند، به عبارتی همه چیز را ساده نگه دارید.
یک پیشنهاد
میتوانید در گوشی هوشمندتان با نرمافزارهای مختلف مانند Tick Tick یک فولدر به نام سطل وظایف ایجاد کنید و آن را در روی صفحه اصلی خودتان قرار دهید تا هر زمان که نیاز بود با یک حرکت ساده به آن اضافه یا کم کنید)
در مقالات بعدی به نکات مهم در خصوص مدیریت و بررسی سطل وظایف میپردازیم ولی اگر علاقهمند هستید که زودتر از این مطالب آگاه شوید و مطالب کاملتر را بدست آورید میتوانید به کتاب “به سرانجام رساندن کارها نوشته دیوید آلن” مراجعه کنید که این کتاب هم برگرفته از آن میباشد.
یک نظر